De nieuwste vacatures direct in je mailbox ontvangen? Meld je aan voor de JobAlert
  1. Home
  2. Nieuws & Events
  3. Central Issue Management
Nieuws - 17 October, 2018

Central Issue Management


Wesley van Pijkeren is Business Consultant bij Voortman Steel Machinery. En hij heeft een passie. ‘Ik wil processen optimaliseren en standaardiseren. Met als doel dat we samen sneller, gestructureerder en daarmee makkelijker kunnen werken.’

Onderdeel van zijn functie is het uitrollen van SharePoint binnen VSM. Met als belangrijk project: CIM (Central Issue Management). Daarmee worden problemen centraal geregistreerd. ‘Dit geldt op termijn voor heel Machinery. Alles dat niet volgens de ‘happy flow’ gaat, wordt hier gemeld.’

Om alle afdelingen kennis te laten maken met SharePoint geeft hij korte trainingen op afdelingsniveau, maar in januari ook organisatiebreed tijdens de ‘Voortman Talks’. ‘Het uitrollen van SharePoint voelt in het begin als meer werk. Je moet dingen noteren, doorgeven, invoeren. Maar het is een feit dat je werk uiteindelijk wordt versimpeld. Dat wil ik graag vertellen en laten zien.’

Centraal

Terug naar CIM. CIM is een onderdeel van SharePoint, een systeem waar issues centraal kunnen worden opgeslagen en dat voor iedereen toegankelijk is. Met als bijkomend groot voordeel dat direct inzichtelijk is welke issues er spelen en wat de status daarvan is. ‘We hebben inmiddels al ruim 2.300 issues afgehandeld,’ meldt Wesley trots.

WAT GEBEURT ER NADAT EEN CIM ISSUE WORDT AANGEMAAKT?

Er is een klacht. Die wordt – automatisch – naar de betreffende coördinator gestuurd. Daarna wordt de juiste afdeling en persoon aangewezen om het probleem op te lossen. Door middel van ingerichte workflows wordt de status direct gecommuniceerd, wanneer de status van een issue gewijzigd is. Op deze manier wordt de opgelopen vertraging geminimaliseerd. Wanneer een probleem structureel blijkt te zijn kan het worden ‘geprolongeerd’ naar QMS. Op dat moment wordt er een structurele oplossing gezocht onder leiding van afdeling Quality.

Verleden

In het verleden was het vaak zo dat een probleem per direct werd opgelost. Prima natuurlijk, maar het risico is dat je hetzelfde probleem de volgende keer weer tegenkomt. Wesley beaamt dat. ‘Mensen krijgen soms het gevoel dat ze hiermee meer administratief werk moeten verrichten. Want soms is een probleem binnen 10 minuten en ter plekke opgelost. Maar misschien is het met een uurtje wel voorgoed te voorkomen! We moeten samen meer op de lange termijn gaan denken en werken richting structurele oplossingen.’