De nieuwste vacatures direct in je mailbox ontvangen? Meld je aan voor de JobAlert
  1. Home
  2. Nieuws & Events
  3. Efficiëntieslag binnen inkoop
Nieuws - 16 November, 2018

Efficiëntieslag binnen inkoop


Het digitale landschap in inkoopland is snel aan het veranderen. De tijd waarin we een beperkt aantal inkooporders per week maakten en alles via de e-mail beheerden, ligt achter ons. Vandaag de dag zijn snelheid, betrouwbaarheid en focus op afwijkingen hetgeen wat telt. Dit heeft ons er toe gedwongen om het “traditionele” inkoopproces te veranderen. Hieronder zal ik kort toelichten welke veranderingen wij middels automatisering hebben doorgevoerd.

KOPPELING ROBEX – SAP

Binnen Steel Machinery werken wij met Robex voor het plannen van alle productieorders. De inkooporders hiervoor worden vanuit SAP gemaakt. Door de koppeling tussen beide systemen staat in SAP nu direct de juiste leverdatum van de artikelen die voor een productieorder benodigd zijn. Door deze automatische koppeling is het niet meer nodig om in de planning te kijken wanneer iets nodig is. Als de leverdatum in Robex wijzigt wordt in SAP ook automatisch de leverdatum van materialen gewijzigd. Voorheen deden we dit handmatig met veel kans op fouten.

TRADECLOUD

Deze tool maakt het mogelijk om een inkooporder digitaal te volgen. Tot voor kort verstuurden we een order via e-mail en ontvingen een paar dagen later de bevestiging. Omdat we niet weten wat hierin staat moeten we elke e-mail openen om te zien of het juiste aantal, tegen de juiste prijs en op de gevraagde datum wordt bevestigd. Als je meer dan 20.000 orders per jaar doet, is dit een tijdrovende klus. Met Tradecloud wordt elke order digitaal in SAP bevestigd en zien we alléén de afwijkingen op aantallen, prijs of leverdatum voorbij komen. Door hier snel op te schakelen proberen we de impact zo klein mogelijk te houden. Inmiddels wordt ongeveer 80% van onze orders op deze manier verwerkt. Resultaat hiervan is een aanzienlijke tijdsbesparing aan onze zijde en leverancierszijde, alsmede een sterke verbetering in de beschikbaarheid van materialen en een hogere betrouwbaarheid van data. Tot slot betekent dit ook dat de kans op een afwijkende factuur verkleind wordt.

AUTOMATISCHE INKOOPFACTUURVERWERKING

Het is de bedoeling automatische inkoopfactuurverwerking begin volgend jaar te implementeren. Door deze tool worden facturen van onze leveranciers digitaal verwerkt. Na een match op ordernummer, ontvangst en factuurbedrag wordt de factuur geboekt, goedgekeurd en klaargezet voor betalen zonder dat iemand hier iets aan doet. Hoe beter we het aan de voorkant (orderbevestiging) inrichten des te meer facturen digitaal verwerkt kunnen worden. Dit bespaart een aanzienlijke hoeveelheid e-mails, papier en uren op onze financiële afdeling.

AUTOMATISCH MEESTUREN VAN DOCUMENTEN

Momenteel wordt de laatste hand gelegd aan het ontwikkelen van deze tool. Hiermee zijn wij in staat om bij elke aanvraag of order een link in Tradecloud mee te sturen. Klikken op deze link betekent dat de leverancier in een afgeschermd deel van onze SharePoint omgeving komt waar hij de documenten (bijv. tekeningen) behorende bij de aanvraag of order kan downloaden. Zodoende heeft de leverancier altijd toegang tot de juiste documenten.

AUTOMATISCH BESTELLEN

Alle orders worden nu nog handmatig in SAP verwerkt. Daar waar de situatie het straks toelaat willen we SAP deze inkooporders zelf laten maken. Momenteel zijn we deze functionaliteit aan het testen en we verwachten begin volgend jaar gecontroleerd live te gaan. Met behulp van de hierboven beschreven tools maken we als inkoop een flinke stap in het digitale landschap en maken we een enorme efficiëntieslag.